Data Lake, Data Mining, Datawarehouse, Cloud DWH, Big Data; termen die we waarschijnlijk allemaal regelmatig langs zien komen. Vaak wordt het als containerbegrip ingezet. Maar wat moeten we hier mee vanuit het perspectief van het finance team? En vooral, wat kunnen we hier mee?
Data staat vaker centraal, ook door de populariteit van bijvoorbeeld Lean management wordt data analyse belangrijker gevonden. Toch zien we in de praktijk bij ondernemingen nog vaak dat het gebruikmaken van de mogelijkheden nog lastig is. Een aantal oorzaken;
- Legacy systemen zijn niet altijd ingericht voor data analyse. Doordat Master Data management niet of onvoldoende is ingericht is het lastig of onmogelijk de data in een DHW weer op een simpele manier aan elkaar te koppelen.
- Onvoldoende besef van de waarde van data. De vraag stellen ‘wat kunnen we er straks mee’ is eigenlijk niet de goede vraag. De waarde bewijst zich als het er eenmaal is, je moet er in geloven. De business case dood-rekenen is eenvoudig, maar vertraagd het proces enorm.
- We hebben toch een ERP systeem? Dan heb ik dit niet meer nodig. Helaas is dat niet de oplossing. In een DHW is het mogelijk om gegevens vanuit verschillende bronnen op te slaan, te combineren en in (standaard) rapportages om zetten.
- Data is geen onderdeel van de dagelijkse besluitvorming; dit is iets voor de hele organisatie. Het klinkt eenvoudig, maar het vraagt voor veel medewerkers een andere manier van denken; ‘hoe organiseer ik mijn werk zo, dat we later iets met de data kunnen?’.
Wat kunnen we doen om een stap vooruit te komen? Zonder dat we natuurlijk gelijk het hele systeem landschap gaan vervangen;
- Het systeem is niet zomaar te vervangen. Maar vaak is er nog wel een heleboel te verbeteren. Zorg dat de systemen actueel zijn, gebruik waar mogelijk drop down menu’s in plaats van vrij tekstvelden die later niet te analyseren zijn. Onderzoek of data uitwisseling met externe bronnen een verbetering geeft; zo kan je bijvoorbeeld KvK of Dun & Bradstreet informatie via een API in je systemen actualiseren. Zorg voor e-invoicing en factuur ontvangst.
- Laat zien wat je kunt doen met goede data, plan bedrijfsbezoeken om een indruk te krijgen van de mogelijkheden. Met een beperkt budget kan je vaak al eerste stappen zetten. PowerBI op een CRM systeem laat vaak als snel mooie output zien. Zo kan de organisatie leren wat er mogelijk is als je data tools goed zijn ingericht.
- Kwalitatief goede data vraagt een andere mindset; dit is iets van de hele organisatie. Het commerciële team moet zorgen dat het CRM systeem is bijgewerkt, IT moet zorgen dat urenverantwoordingsystemen zijn bijgewerkt, finance moet zoveel mogelijk gebruik maken van e-invoicing (geen PFD maar bijvoorbeeld via UBL) en elektronisch verwerken van facturen. Deze zaken gebeuren vaak nog niet. Doe je dit goed, dan verbetert de kwaliteit vanzelf.
Iedere oplossing kost tijd en energie, maar op termijn gaat het je zeker helpen.
Is data binnen jouw onderneming ook een aandachtspunt? Wil jij binnen jouw onderneming beter begrijpen hoe het finance team beter functioneert met betere data? Ga dan naar onze website www.cntrlf.nlof neem direct contact met ons op info@cntrlf.nlvoor meer informatie.